Erfolg kommt nicht von ungefähr. Erfolg hinterlässt Anhaltspunkte. Wenn Sie einen Blick auf die zahlreichen Forschungsarbeiten werfen, die in den vergangenen Jahrzehnten zum Erfolg des Projektmanagements durchgeführt wurden, werden Sie immer wiederkehrende Schemata entdecken.

In diesem Artikel geben wir einen Überblick über die häufigsten Erfolgsfaktoren, die identifiziert wurden. Nutzen Sie unsere Liste, um Ihren eigenen Managementstil zu überprüfen und folgen Sie unseren Prinzipien zur Optimierung Ihrer Projektperformance.

Was ist Projekterfolg?
Bevor wir zu den Erfolgsfaktoren kommen, lassen Sie uns mit einer kurzen Definition beginnen, was Projekterfolg eigentlich ist. Auf den ersten Blick ist die Antwort einfach: Ein Projekt gilt als erfolgreich, wenn das Projektziel erreicht wird. Das setzt voraus, dass Sie messbare Ziele festgelegt haben.

Viele Projektleiter scheitern hier bereits. Sie definieren keine klaren Projektziele oder legen Ziele fest, die dann erst nach mehreren Jahren überprüft werden können. Der Umsatz ist z.B. keine geeignete Metrik, um den Projekterfolg zu messen, weil sich die Märkte verändern und zudem der Umsatz nicht unmittelbar nach Projektabschluss gemessen werden kann.

Aber auch dann nicht, wenn Sie messbare Projektziele festgelegt haben. Wenn Sie genauer hinsehen, stellen Sie fest, dass das Erreichen Ihrer Projektziele nicht ausreicht, um ein Projekt als erfolgreich zu betrachten. Es kann vorkommen, dass Sie Ihre Projektziele erreichen, aber einige andere Erwartungen, die an den Projektabschluss geknüpft waren, sich nicht erfüllen. Vielleicht war Ihr Kunde zufrieden, aber Sie haben erwartet, dass Sie aufgrund dieses jüngsten Erfolgs weitere Projekte anziehen würden, und dies geschieht nicht. Erfolg ist eine Frage der Perspektive. Je nachdem, welche Interessenvertreter Sie befragen, werden Sie eine andere Antwort erhalten.

Um ein differenzierteres Urteil über den Erfolg Ihres Projekts zu erhalten, verwenden Sie Zeit, Kosten und Qualität als Messgrößen. Bewerten Sie, ob Sie das Projekt in der vorgegebenen Zeit und im vorgegebenen Budget abschließen konnten und ob alle Qualitätsanforderungen erfüllt wurden. Die Erfüllung der Anforderungen führt jedoch nicht unbedingt zu Ihrem subjektiven Erfolgserlebnis. Vielleicht ist ein Kunde mit dem Endergebnis zufrieden, obwohl es die vordefinierten Qualitätskriterien nicht erfüllt, oder vielleicht hat das Projekt mehr Zeit als geplant in Anspruch genommen, aber Sie betrachten es als Erfolg, weil die Verzögerung im Nachhinein betrachtet sich trotzdem gelohnt hat.

Es gibt viele Studien über Erfolgsfaktoren im Projektmanagement. Abhängig von den Teilnehmern, der Größe der Studie und der Branche sind die Ergebnisse unterschiedlich. Es treten jedoch einige wiederkehrende Faktoren zutage, die unabhängig vom Kontext eines Projekts eine entscheidende Rolle zu spielen scheinen.

Erfahrene Projektmanager & qualifiziertes Projektteam
Sie können die Theorie und die Methoden des Projektmanagements erlernen, aber am Ende kommt der Erfolg mit der Erfahrung. Je erfahrener ein Projektmanager ist, desto mehr Selbstvertrauen und Geschick wird er haben, die Herausforderungen des täglichen Projektgeschäfts zu meistern. Achten Sie auf klare Rollen und Verantwortlichkeiten, um Missverständnisse und Missmanagement zu vermeiden. Erfolgreiche Projektmanager beeindrucken nicht nur durch technisches Fachwissen, sondern auch durch Führungsqualitäten.

Ohne ein professionelles und qualifiziertes Projektteam können Sie als produktive Führungspersönlichkeit auftreten und so viele fortschrittliche Methoden anwenden, wie Sie wollen, wird Ihr Projekt trotzdem nicht erfolgreich sein. Stellen Sie sicher, dass Ihre Teammitglieder über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen, um die geforderten Ergebnisse zu liefern und eine positive Einstellung zum Projekt mitzubringen. Außerdem muss das Team als Ganzes funktionieren. Daher ist es wichtig, ein Team aufzubauen, das motiviert ist, gemeinsam auf ein Ziel hinzuarbeiten.

Methodischer Ansatz
Die Wahl einer geeigneten Projektmanagementmethode ist entscheidend für den Erfolg. Folgen Sie den Werkzeugen und Techniken der von Ihnen gewählten Rahmenbedingung, um sicherzustellen, dass Ihr Prozess klar, zuverlässig und effizient ist. Und wie oben erwähnt, investieren Sie Zeit in die Definition eines klaren Projektziels, das alle Beteiligten verstehen und dem alle Beteiligten zustimmen.

Planung
Viele Projektmanager stürzen sich übereilt in die Ausführungsphase des Projekts und nehmen sich nicht genug Zeit für eine solide Planung. Machen Sie diesen Fehler nicht. Investieren Sie genügend Zeit und Ressourcen in eine gründliche Planung. "Wenn Sie nicht planen, planen Sie zu scheitern". Sie werden im späteren Verlauf effektiver und Zielorientierter arbeiten.

Befolgen Sie bewährte Praktiken
Sie brauchen das Rad nicht neu zu erfinden: Projektmanagement ist Herausforderung genug. Verwenden Sie, wo immer möglich, Rahmenbedingungen und bewährte Praktiken. Schöpfen Sie aus den Erfahrungen vergangener Erfolge und passen Sie bewährte Strategien an Ihren individuellen Fall an, anstatt alles von Grund auf neu aufzubauen. So können Sie Ihre Ressourcen auf die wirklich einzigartigen Aspekte Ihres Projekts konzentrieren, die den Unterschied ausmachen.

Steuerung
Überprüfen Sie ihre Fortschritte und bewerten Sie die Ergebnisse regelmäßig. Definieren Sie Key Performance Indicators (KPI) und nutzen Sie Berichte, um schnell erfassen zu können, ob das Projekt noch auf Kurs ist. Wenn die Dinge aus dem Ruder laufen, werden Sie das frühzeitig erkennen und Gegenmaßnahmen ergreifen können, bevor größerer Schaden entsteht.

Kommunikation
Viele unerwünschte Entwicklungen bei Projekten könnten verhindert oder durch eine angemessene Kommunikation zumindest früher entdeckt werden. Achten Sie darauf, sowohl formelle Kommunikationsprozesse (Treffen, Dokumentation) als auch informelle Prozesse einzuführen und zu nutzen. Die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern spielt dabei eine wichtige Rolle. Bieten Sie Ihren Mitarbeitern Möglichkeiten, sich außerhalb der formellen Sitzungen zu treffen, z.B. in einer Kaffee-Ecke, in Ihren Büros oder in einem Chat-Tool.

Fazit
Risiken und Unsicherheiten sind Teil des Projektmanagements. Der Erfolg kommt jedoch nicht von ungefähr, sondern ist - zumindest in hohem Maße - planbar. Wenn Sie die genannten Faktoren in Ihrem eigenen Managementstil berücksichtigen, ist die Wahrscheinlichkeit sehr groß, dass sie zu Ihrer eigenen Definition von Projekterfolg passen.